Het beheren van uw SEPA mandaten

EPBF biedt u een oplossing om uw SEPA mandaten te beheren.

Door het ondertekenen van een SEPA mandaat, geeft de schuldenaar een machtiging aan de schuldeiser om de inningen te starten via het debiteren van een door de schuldenaar gespecifieerde rekening. De schuldenaar geeft hiermee ook de toestemming aan zijn bank om de door hem opgegeven rekening te debiteren volgens de instructies van de schuldeiser.

Het is de verantwoordelijkheid van de schuldeiser om het originele mandaat te bewaren samen met de eventuele wijzigingen voor zolang dat het mandaat blijft bestaan. Indien een mandaat niet gebruikt wordt door de schuldeiser gedurende 36 maanden wordt het ongeldig. Na een "cancellation" moet het mandaat voor een periode van 13 maanden door de schuldeiser bewaard worden voor het geval er zich "unauthorised refunds" zouden voordoen. Het archieveren dient te gebeuren volgens de lokale wetgeving. In België bedraagt de juriidische termijn voor archievering 10 jaar.

Opdat een SEPA mandaat voldoent aan de SEPA regels dienen volgende elementen aanwezig te zijn:

• Aanduiding of het een Core of B2B mandaat is.
• Juridische tekst die voorzien is voor Core of B2B mandaten.
• Schuldeiser informatie (naam - adres - creditor ID).
• Schuldenaar information (naam - adres - IBAN - BIC).

• Mandaatreferentie: een unieke referentie die door de schuldeiser gekozen wordt (maximum 35 karakters). Dezelfde referentie gebruiken voor zowel SEPA domiciliëring Core en B2B is niet toegestaan. Daarenboven dient u uw klanten te informeren over deze unieke referentie.
• Het mandaat moet vermelden of het om een éénmalige of terugkerende domiciliëring gaat.
• Het mandaat dient voorzien te zijn van een duidelijke titel "SEPA domiciliëringsmandaat", waarbij het woord SEPA wettelijk verplicht is.
• In sommige landen gelden specifieke juridische vereisten bvb. in België is er een wettelijke verplichting, volgende de Payment Services Directive (PSD), om te vermelden "in overeenstemming met het contract" hetgeen onderdeel is van de sectie "détails van de onderliggende relatie tussen de schuldenaar en schuldeiser" op het mandaat.

De layout van het SEPA domiciliëringsmandaat mag gewijzigd worden maar alle bovenvermelde inhoud is verplicht. De achterkant van het mandaat mag geen informatie bevatten die door de schuldenaar ten onrechte als onderdeel van het mandaat kan worden beschouwd.